Ketika kita melakukan pencatatan dalam proses akuntansi maka kita membutuhkan dasar dan sumber yang dapat dijadikan acuan atau pembenaran dalam pencatatan tersebut. Berangkat dari dasar dan sumber inilah kita dapat melihat besaran transaksi yang terjadi dan pihak yang terkait di dalamnya. Oleh sebab itu, setiap transaksi harus memiliki bukti tercatat, valid dan asli.
Sumber
Terdapat dua macam dasar dan sumber pencatatan
keuangan yang dapat digunakan yaitu:
- Sumber Internal
Bukti transaksi dari sumber internal biasanya dikeluarkan
oleh perusahaan atau usaha yang bersangkutan. Misalnya lembaran kertas karbon
(sekarang biasanya dibedakan dengan warna, warna merah untuk pihak luar, warna
putih untuk internal perusahaan) diserahkan kepada pihak luar dan lembaran
aslinya tetap dipegang. Terdapat beberapa macam bukti transaksi internal,
yaitu:
Ø Bukti kas masuk dan keluar
Bukti kas masuk mengindikasikan perusahaan telah
menerima sejumlah uang dari pihak luar, misalnya konsumen membayar pembelian
barang dagang dari toko. Bukti kas keluar mencatat arus kas keluar dari
perusahaan untuk pihak luar yang bersangkutan, misalnya perusahaan membayar
kepada pemasok untuk pembelian barang dagang.
Ø Memo
Surat internal kantor yang dikeluarkan oleh atasan
untuk menginstruksikan sesuatu. Misalnya, direktur meminta karyawannya untuk
memeriksa ulang barang dagangan di gudang (pada artikel sebelumnya proses
akuntansi hanya dilakukan pada hal yang terkait posisi keuangan perusahaan,
kenapa memo juga dimasukkan sebagai bukti transaksi internal? Karena hal yang
dilakukan pada dasarnya juga mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Dengan
melakukan pengecekan kita jadi tahu berapa barang yang ada, apakah terjadi
penyusutan atau tidak).
- Sumber eksternal
Sumber dan bukti transaksi eksternal biasanya
terkait dengan transaksi yang berhubungan dengan pihak luar. Dikenal ada
beberapa macam bukti transaksi eksternal, yaitu:
Ø Kuitansi
Lembar bukti penerimaan sejumlah uang yang
dikeluarkan oleh pihak penerima uang. Pihak penerima harus membubuhkan tanda
tangannya sebagai bukti afirmatif bahwa uang telah diterima olehnya.
Ø Nota
Adalah bukti atas pembayaran secara tunai.
Misalnya ketika kita membeli di toko retail, pasti kita mendapatkan nota
apabila telah membayar pakaian yang kita pilih. Nota sendiri dibagi menjadi dua
yaitu nota kredit dan debit. Nota kredit adalah nota yang dibuat oleh penjual
bila barang yang dibeli oleh pembeli rusak dan tidak sesuai dengan permintaan
pembeli. Penjual mengeluarkan nota ini sebagai bentuk persetujuan untuk
menerima barang yang rusak atau tidak sesuai tersebut. Sementara nota debit
adalah nota yang dibuat oleh pembeli bila barang yang dibeli dari pembeli rusak
atau tidak sesuai dengan permintaan mereka.
Ø Faktur
Faktur adalah bukti pembelian atau penjualan
barang yang terjadi secara kredit, atau tidak dilakukan secara tunai. Hal
tersebut kemudian menimbulkan utang piutang. Faktur dapat dibagi menjadi dua
macam, yakni faktur penjualan dan pembelian. Faktur penjualan adalah faktur
yang dikeluarkan oleh penjual atas penjualan barang yang dilakukan secara
kredit. Faktur pembelian adalah faktur yang dikeluarkan oleh pembeli atas
pembelian suatu barang yang dilakukan secara kredit
